Veterinærinstituttets personvernerklæring

Personvernerklæringen beskriver hvordan Veterinærinstituttet behandler personopplysninger.

  • 1. Veterinærinstituttets behandling av personopplysninger

    Veterinærinstituttet er forpliktet til å behandle personopplysninger i overensstemmelse med lov om personopplysninger av 20. juli 2018 samt annet aktuelt lovverk. Veterinærinstituttet har ansvar for at innsamlede personopplysninger er tilstrekkelig beskyttet, samt at behandlingen av opplysningene skjer i henhold til lovverket og rettferdig. Veterinærinstituttet skal sikre at personopplysningene er korrekte, oppdaterte og kun behandles ut fra det berettiget formål angitt av Veterinærinstituttet ved innsamling.

    En person Veterinærinstituttet har opplysninger om kalles «den registrerte». Ansvarlig for personopplysningene som lagres kalles behandlingsansvarlig. Veterinærinstituttet er behandlingsansvarlig om ikke annet fremgår. Veterinærinstituttet behandler personopplysninger på grunnlag av de behov virksomheten har gjennom samfunnsoppdraget, pålegg gjennom lov, berettiget interesse eller etter samtykke fra den registrerte. 

    Personopplysninger er alle opplysninger og vurderinger som kan knyttes til deg som enkeltperson. Anonyme data er ikke underlagt denne reguleringen.

    → Les mer om personopplysninger hos Datatilsynet

    Under beskrives hvilke grupper av personer Veterinærinstituttet behandler opplysninger om. Dine rettigheter er beskrevet lengre nede sammen med Veterinærinstituttets kontaktinformasjon.

  • 2. Hvorfor lagrer og behandler Veterinærinstituttet personopplysninger?

    Veterinærinstituttet lagrer og behandler personopplysninger på grunnlag av samfunnsoppdraget Landbruks- og matdepartementet samt Nærings- og fiskeridepartementet har delegert til instituttet:

    Veterinærinstituttets viktigste funksjon er beredskap og kompetanseutvikling for å avverge helsetrusler mot fisk, dyr og mennesker. Veterinærinstituttet bistår myndigheter, produsenter og andre i Norge i å hindre spredning av smittestoffer og utvikling av sykdom hos dyr og mennesker. Veterinærinstituttet samarbeider med myndighetene og næringslivet om å utvikle bærekraftig bioøkonomi i Norge. Veterinærinstituttet behandler henvendelser, samarbeider med eksterne samarbeidspartnere, gjennomfører spørreundersøkelser og oppgaver instituttet er pålaget som å bidra til offentlig overvåkning, risikovurdering mm. Veterinærinstituttet har også ansvar for ulike registre og andre oppgaver regulert i gjeldende lov og regelverk.

  • 3. Behandlingsgrunnlag for å behandle og lagre personopplysninger

    Før behandling og lagring av personopplysningen må Veterinærinstituttet ha identifisert om det finnes et godkjent behandlingsgrunnlag samt ha et konkret formål. Gyldige behandlingsgrunnlag er «berettiget interesse, rettslig forpliktelse eller samtykke fra den registrerte». At Veterinærinstituttet har berettiget interesse betyr at instituttets formål med å behandle opplysningene gjør behandlingen nødvendig, med mindre den registrertes interesse og behov for beskyttelse kan bekreftes å gå foran.

    → Les mer om behandlingsgrunnlag hos Datatilsynet

    Personopplysninger skal kun samles inn og behandles for konkrete formål og ikke brukes for nye formål.

    Veterinærinstituttet skal ikke innhente flere opplysninger om deg enn det som er nødvendig, heller ikke lagre personopplysninger lengre enn nødvendig ut fra formålene de er innsamlet til. Veterinærinstituttet har arkivplikt etter arkivloven, og andre lovpålagte krav, som i noen tilfeller vil medføre at arkivverdige opplysninger må oppbevares etter at de er ferdigbehandlet.  

    Veterinærinstituttet skal følge personopplysningsloven, arkivloven, forvaltningsloven, offentlighetsloven, statsansatte loven, regnskapsloven mm. slik at alle personopplysninger blir behandlet på en lovlig måte. 

    → Les mer om virksomhetens plikter hos Datatilsynet

  • 4. Persongrupper Veterinærinstituttet kan ha personopplysninger om

    Generelt skal Veterinærinstituttet ikke ta imot, eller på annen måte, behandle sensitive opplysninger fra noen uten lovlig grunnlag. Lagring og sletting skal skje i samsvar med gjeldende lovverk.

    • • Personer som henvender seg til Veterinærinstituttet

      Veterinærinstituttet behandler personopplysninger ved henvendelse til instituttet for å besvare og dokumentere alle typer kommunikasjon, både fysisk, digital, skriftlig og muntlig. Veterinærinstituttets behandlingsgrunnlag er basert på instituttets berettigede interesse for å ha kontakt med eksterne ut fra samfunnsoppdraget samt å dokumentere driften av instituttet.

      Veterinærinstituttet kan lagre personopplysninger så lenge det er nødvendig for de formål som er nevnt over og jf. arkivloven og annet relevant lovverk. Dersom Veterinærinstituttet opplever kommunikasjonsinnhold som kan medføre behov for senere oppfølging, klager eller oppsigelser kan disse opplysningene lagres til instituttet opplever at behovet ikke lenger er tilstede. Veterinærinstituttet kan og beholde opplysninger for en periode hvis det er særlig berettiget interesse for dette, (eller ved lov), i tilfeller hvor instituttet mener det er nødvendig å ha slik opplysning for å dokumentere den kontakten som har vært.

    • • Eksterne kontaktpersoner

      Dette kan være kontaktpersoner hos eksisterende og potensielle oppdragsgivere, leverandører, interessenter og andre kontaktpersoner i samfunnslivet. Veterinærinstituttet behandler personopplysninger om kontaktpersoner for å:

      • administrere forholdet til ovennevnte grupper
      • formidle instituttets tjenester
      • forberede, gjennomføre og dokumentere kjøp og salg av varer og tjenester
      • evaluere kjøp og salg av varer og tjenester

      Det er frivillig for kontaktpersoner å avgi personopplysninger med unntak av daglig leder. Veterinærinstituttet skal slette opplysningene hvis det blir kjent at kontaktpersonen opphører å være kontaktperson eller Veterinærinstituttet ikke lenger har behov for kontakt med virksomheten.

    • • Eksterne samarbeidspartnere

      Dette kan være overordnet myndighet, eiere, medlemmer av eiere, styret, organer, råd, utvalg, referansegrupper mv. tilknyttet Veterinærinstituttet. Veterinærinstituttet har en berettiget interesse av å behandle personopplysninger om personer i instituttets organer for å kunne organisere og legge til rette for arbeidet i organene og for å kunne dokumentere saksbehandling.

    • • Personer med tilgang til våre lokaler

      Dersom du besøker Veterinærinstituttets lokaler i Oslo er det en betingelse at du registrerer deg på vår automat med navn, jobbtelefon og firma du representerer. Veterinærinstituttet trenger å vite hvem som er i virksomhetens bygninger, formålet med besøket og hvem de skal til. Opplysningene lagres i henhold til gjeldene regelverk. Også ved de regionale kontorene skal alle besøk registreres.

      For å få tilgang til trådløst nett er det en betingelse at navn, mobiltelefonnummer og e-postadresse blir registrert. Veterinærinstituttet lagrer disse opplysningene i henhold til gjeldende lovverk.

      Bygget på Adamstuen er overvåket av kameraer innvending og utvendig og følger gjeldende regelverk. Det er satt opp skilt på fasaden som informerer om dette.

      Behandlingsgrunnlaget er berettiget interesse i forhold til hensynet til sikkerhet ved brann og rømming. Informasjonen i registret slettes etter gjeldene regelverk. Veterinærinstituttet utleverer ikke opplysninger til andre uten at du har gitt samtykke til det. I særlige tilfeller kan vi gi opplysninger til andre når sikkerhetshensyn gjør det nødvendig eller det foreligger mistanke om lovbrudd eller andre misligheter.

    • • Innledere og deltakere på kurs, seminarer, arrangementer og møter

      Veterinærinstituttet har en berettiget interesse av å behandle personopplysninger om disse personene for å kunne avholde kurs, arrangementer, møter o.l. for å

      • planlegge, gi informasjon om og legge til rette for kurs, arrangementer, møter o.l.
      • legge til rette for kontakt mellom deltagere og for å kunne kontakte deltagere ved behov
      • fakturere der det er deltakeravgift
      • evaluere kurs, arrangementer, møter o.l.
      • informere om fremtidige kurs, arrangementer, møter o.l.

      Det er en betingelse for å være innleder mv. eller deltager at Veterinærinstituttet får de opplysningene instituttet trenger for å oppnå ovennevnte formål. Er det behov for å samle inn sensitive opplysninger (som f.eks. allergier ved servering av mat og drikke), vil behandlingen være basert på samtykke.

      Deling av lister med navn på deltagere til andre deltagere er basert på samtykke.

      Veterinærinstituttet kan lagre opplysninger om innledere mv. og deltakere mv. så lenge det er berettiget interesse for dette. Utover dette lagrer og utleverer Veterinærinstituttet opplysninger hvis det ligger en rettslig forpliktelse for dette til grunn, for eksempel etter bokføringsloven og skatteforvaltningsloven.

    • • Besøkende på våre nettsider, nyhetsbrev, sosiale media og formidling av virksomheten

      Det er frivillig for deg som besøker www.vetinst.no å oppgi personopplysninger i forbindelse med tjenestene, for eksempel å oppgi adresse for å motta nyhetsbrev. Behandlingen av personopplysningene er basert på den enkeltes samtykke. Opplysningene som registreres benyttes kun til e-postvarsling av endinger i innholdet. Det er kun administrator som får tilgang til opplysninger. Du kan når som helst melde deg av tjenesten og din e-post adresse slettes da fra vårt register. 

      Veterinærinstituttet lagrer informasjon om hvilke søkeord brukerne benytter ved søk på vårt nettsted for å øke brukervennligheten på nettstedet. Brukermønstret for søk lagres anonymt. Søkerordene lagres og kan ikke kobles til andre opplysninger om brukerne, slik som IP adressene. På våre nettsider kan du abonnere på oppdateringer. Les mer om Veterinærinstituttets bruk av cookies når du besøker vår nettside her. Dette følger av ekomloven § 2-7 b.

      Veterinærinstituttet har profil på Facebook og andre kanaler for sosiale medier. Det er kun informasjon du selv legger ut og som du selv registrerer som offentlig i sosiale media Veterinærinstituttet har tilgang til. Les mer om Facebook her.

    • • Jobbsøkere til Veterinærinstituttet

      Veterinærinstituttet utlyser stillinger via EasyCruit. Alle søknader skal leveres elektronisk og du må akseptere videre behandling av dine personopplysninger for å levere søknad. Du kan når som helst trekke din søknad og be om at dine opplysninger slettes.

      Veterinærinstituttets behandlingsgrunnlag er basert på en gjensidig interesse fra begge parter i rekrutterings-prosessen. Veterinærinstituttet behandler dine personopplysninger for å kunne vurdere ditt kandidatur til den stilling du har vist interesse for og søkt. Veterinærinstituttet skal kun motta relevant informasjon om din kompetanse og kvalifikasjoner for vurdering av ditt kandidatur opp mot aktuell stilling.

      Veterinærinstituttet ønsker ikke å motta sensitiv informasjon som; politisk overbevisning, religiøs tilknytning eller filosofisk oppfatning, medlemskap i fagforening, helseforhold, rasemessig eller etnisk bakgrunn ei eller seksuell orientering.

      Veterinærinstituttet vil innhente relevant informasjon fra dine referanser i forhold til jobbprestasjon og egenskaper kun etter samtykke fra deg. I noen sammenhenger kan det være aktuelt å innhente kredittsjekk og bakgrunnssjekk, men kun etter ditt samtykke.

      Veterinærinstituttet deler kun dine opplysninger med de av våre medarbeidere som aktivt er involvert i rekrutteringsprosessen. I de tilfeller vi har bistand fra tredjepart i rekrutteringsprosessen vil du få beskjed om dette og behandlingen av personopplysningene vil bli regulert av inngått databehandleravtale. Du skal alltid være trygg på hvem som har innsyn i dine data.

      Veterinærinstituttet beholder søknaden din og all annen informasjon du har gitt oss inkludert eventuelt tester og caser, samt våre vurderinger inntil søknadsprosessen er fullført. All dokumentasjon vil bli slettet 18 mnd. etter rekrutteringsprosessens slutt.

  • 5. Hvilke rettigheter har du som registrert

    Dersom Veterinærinstituttet har opplysninger om deg har du rett til å få det bekreftet. Du skal da få informasjon om hvilke opplysninger Veterinærinstituttet behandler om deg, behandlingsgrunnlaget og hvilke rettigheter du har. Du har rett til å be om tilgang til dine personopplysninger og at disse rettes dersom de er uriktige. Dersom Veterinærinstituttet behandler opplysninger om deg med grunnlag i samtykke eller en kontrakt, kan du be om at opplysninger om deg overføres til deg eller til annen behandlingsansvarlig.

    Du kan i noen tilfeller kreve at Veterinærinstituttet sletter personopplysninger om deg («retten til å bli glemt»). Forespørselen din vil bli vurdert opp mot Veterinærinstituttets behandlingsgrunnlag. Et eksempel på når opplysninger om deg kan/skal slettes er dersom du har trukket tilbake et samtykke. Veterinærinstituttets mulighet til å lagre dine personopplysninger sikrer deg ikke rettigheter til lagring hos oss ut over det som følger av gjeldende personvernlovgivning.

    Du kan klage på Veterinærinstituttets behandling av dine personopplysninger ved å sende klage til Datatilsynet, men ta gjerne først kontakt med Veterinærinstituttets personvernombud dersom du mener Veterinærinstituttet ikke overholder reglene i personopplysningsloven.

    → Les mer om dine rettigheter hos Datatilsynet

  • 6. Utlevering av opplysninger til eksterne (databehandler og databehandleravtaler)

    Når eksterne behandler personopplysninger på vegne av Veterinærinstituttet stiller personvernregelverket klare krav. Veterinærinstituttet skal, som behandlingsansvarlig for personopplysningene, inngå databehandleravtale med databehandler (eksterne) i henhold til gjeldende lov.

    Gjennom databehandleravtaler reguleres klare ansvars- og myndighetsforhold for alle som opptrer som databehandlere på vegne av Veterinærinstituttet, eksempelvis leverandører. Databehandleravtalen skal sikre at databehandlervirksomheten behandler personopplysninger kun som avtalt og ifølge gjeldende personvernlovgivning. Ansatte i virksomheten med databehandleravtale har samme taushetsplikt som ansatte ved Veterinærinstituttet.

  • 7. Endringer i informasjon

    Veterinærinstituttet vil stadig arbeide med å utvikle personvernprinsipper og praksis for behandling av personopplysninger, blant annet når det gjelder sletting av personopplysninger. Ved endringer vil Personvernerklæringen oppdateres tilsvarende. 

  • 8. Behandlingsansvarlig, personvernombud og kontaktinformasjon

    Veterinærinstituttet er behandlingsansvarlig for opplysninger som samles inn og behandles av instituttet eller eksterne databehandlere. Ønsker du å kontakte Veterinærinstituttet eller personvernombudet kan du benytte: postmottak@vetinst.no. Merk henvendelsen personvernombud. Alternativt kan du ringe telefon 23 21 60 00.

    Prinsippene for håndtering av personopplysninger på både e-post og telefon gjelder også for kommunikasjon med personvernombudet.

    → Se Datatilsynet for generell informasjon om personvernregelverket

Sist oppdatert 4. juni 2019.