Instituttet har nulltoleranse for forseelser av enhver kritikkverdig art. Forbudet mot kritikkverdige forseelser gjelder på arbeidsplassen mellom kolleger, men også overfor innleide, samarbeidspartnere og besøkende. Forbudet gjelder også når våre ansatte er utenfor instituttets lokaler.
Statlige arbeidsgivere har en plikt til å bringe kritikkverdige forhold frem i lyset, og rette opp i dem. Arbeidsgiver har dermed en plikt til å legge til rette for prosedyrer og arbeidsmiljø slik at ansatte, (og evt. innleide), skal kunne varsle om kritikkverdige forhold. Ledere skal ha kunnskap om hvordan ta imot og håndtere meldinger om trakassering. De som melder ifra om trakassering skal føle seg trygge på at de vil bli tatt imot på en profesjonell måte.
Alle ansatte har rett til å si ifra om kritikkverdige forhold på arbeidsplassen; i enkelte tilfeller har ansatte også plikt til å melde ifra. Å varsle om kritikkverdige forhold skal være trygt for ansatte/innleide ved VI.
Det er derfor viktig for VI at alle ansatte, ledere og innleide kjenner prosessbeskrivelsene fra mottak, behandling/håndtering og oppfølging/ferdigbehandling av varsler.
Det å være statsansatt innebærer ytringsfrihet, som sikrer mangfold og åpenhet i samfunnet, samtidig som alle statsansatte har en lojalitetsplikt i forhold til sin statlige arbeidsgiver. Varsling er tett dermed forbundet med både ytringsfrihet og lojalitet.
Varsling er å si fra om kritikkverdige forhold på arbeidsplassen som f.eks.:
- Manglende etterlevelse eller brudd på lovregler, interne regler eller etiske retningslinjer.
- Forhold av arbeidsmiljømessig karakter som trakassering, mobbing, diskriminering, rusmisbruk o.l.
- Forhold som kan skape fare for personers liv og helse eller skader/sykdom pga. arbeidet eller arbeidssituasjonen.
- Farlige produkter o.l.
- Kriminelle forhold som underslag, korrupsjon, tyveri, bedrageri, økonomisk utroskap o.l.
- Forhold som kan påføre arbeidsgiver, ansatte eller omgivelsene tap eller skade.
- Alle ansatte.
- Innleide konsulenter, studenter og personer som arbeider på oppdrag hos Veterinærinstituttet.
- Eksterne personer uten tilknytning til virksomheten.
Alle har rett til å varsle og du oppfordres til å varsle slik at ledelsen får kunnskap om forholdene og dermed en mulighet til å iverksette nødvendige tiltak så tidlig som mulig. Det er viktig for Veterinærinstituttet å rette opp kritikkverdige forhold for å sikre troverdigheten og tilliten i samfunnet og ivareta et trygt og godt arbeidsmiljø.
I noen tilfeller har arbeidstaker plikt til å varsle og dette gjelder i de tilfeller hvor:
- Det oppdages forsømmelse overfor lov, instruks eller reglement.
- Det oppdages at det trakasseres, diskrimineres eller mobbes.
- Det oppdages feil eller mangler som kan medføre fare for liv og helse.
- Det oppdages forhold som kan påføre arbeidsgiver, ansatte eller omgivelser tap eller skade.
Brudd på varslingsplikt kan regnes som tjenesteforsømmelse og kan kunne lede til reaksjoner.
Dersom du har varslingsplikt, må du varsle med en gang du har blitt oppmerksom på forholdet.
Veterinærinstituttet ønsker at dette også skal gjelde dersom du opplever uheldige forhold som ikke er direkte varslingspliktig. Dette for at ledelsen raskt kan få informasjon og innsyn for å kunne løse uheldige hendelser eller situasjoner på et tidlig stadium.
Intern varsling:
Du kan ikke pålegges å måtte varsle på en bestemt måte eller til bestemte personer og man kan kontakte både Verneombud, nærmeste leder eller ledere høyere opp i linjen, adm. direktør, styret, eller til eierdepartement eller til tilsyns-/kontrollmyndigheter, HR, Arbeidsutvalget, Bedriftshelsetjenesten eller tillitsvalgte, men du oppfordres til å følge de retningslinjene Veterinærinstituttet har utarbeider på dette, med det formål å få løst situasjonen raskt og på best mulig måte for alle parter.
Veterinærinstituttet har lagt til rette for at all varsling om kritikkverdige forhold skal skje via varslingsportalen «MittVarsel» → ved bruk av denne lenken.
Ved å benytte portalen sikrer vi:
- at all varsling kommer riktig frem og blir håndtert etter gjeldende rutine
- kvalitet i all kommunikasjon i saken ved at dette skjer i portalen (og ikke via mail)
- at personvern ivaretas ved at kun varslingsrådet har tilgang
- at anonym varsling kan gjøres både fra egne medarbeidere og eksterne
- at Veterinærinstituttet til enhver tid har oversikt og innsikt i saker som er meldt inn som kritikkverdige forhold
Varsler som gjøres muntlig via telefon eller i møte skal meldes inn i portalen for videre saksbehandling.
Varslingssaker kan inneholde personlige opplysninger. Av den grunn er det viktig å tenke på hvordan du oppbevarer saken og hvem du formidler dette til som selv ikke er part i saken eller skal behandle saken.
- Kristin Günther, HR-leder (leder utvalget)
Varslingsrådet kan knytte til seg andre ved behov i den enkelte sak. Dette kan være ledere eller andre eller advokat.
Ved varsling til allmennheten bør man først ha forsøkt å varsle internt i virksomheten.
Følgende forhold bør vurderes ekstra nøye hvis varsling til allmennheten vurderes:
- Er det grunn til å tro at det faktisk foreligger kritikkverdige forhold? Undersøk de faktiske omstendighetene så grundig det lar seg gjøre, og skaff nødvendig/mest mulig/tilstrekkelig dokumentasjon.
- Om intern varsling, varsling til overordnet myndighet eller varsling til offentlig tilsyns- eller kontrollmyndighet er mulig eller hensiktsmessig.
- Om andre utenfor virksomheten har en berettiget interesse i å få vite om forholdene.
- Ift. varsling til media stilles det høye krav til forsvarlighet. For å få en særlig beskyttelse mot sanksjoner fra arbeidsgiver og fritas fra den vanlige lojalitetsplikten man som arbeidstaker har til sin arbeidsgiver, må man forsikre seg om at varsling til media er forsvarlig.
- aller helst fullt navn (selv om det er mulig med anonymitet)
- dato for rapportering (varslingstidspunkt)
- dato for når hendelsen/observasjonen fant sted
- sted hvor hendelsen/observasjonen fant sted
- hva ble observert? Konkret beskrivelse
- hvem var innblandet?
- eventuelle vitner til hendelsen
- kjennskap til andre og/eller tidligere saker som kan være relevante ift. denne saken
Anonym varsling innebærer at varslerens identitet ikke er kjent for den som mottar varselet og for den det varsles om.
Veterinærinstituttet har lagt til rette for anonym varsling gjennom varslingsportalen «MittVarsel».
Loven krever at arbeidstakers fremgangsmåte ved varsling er forsvarlig. Forsvarlighetskravet skal ikke tolkes strengt. Dersom arbeidstakeren har gjort det han/hun med rimelighet kan for å bringe riktig fakta frem, er dette tilstrekkelig, selv om informasjonen i ettertid viser seg å ikke være korrekt. Den som varsler må opptre på en ryddig og ordentlig måte som ikke oppleves trakasserende, sårende eller belastende for enkeltpersoner og/eller for arbeidsmiljøet. Varsling kan være i strid med taushetsplikt eller ærekrenkelser.
- Varsler skal få tilbakemelding på at varselet er mottatt. Videre skal varsleren informeres om utfallet av saken når saken anses for å være avsluttet uavhengig av sakens utfall. Spørsmål om innsyn reguleres ift. offentlighetsloven, forvaltningsloven, personopplysningsloven m.m.
- Dreier saken seg om taushetsbelagte personlige forhold, skal det gis tilstrekkelig informasjon til varsleren uten at taushetsbelagt informasjon røpes.
- Varsleren har ikke krav på å få innsyn i hvilke vurderinger som gjøres i saken – kun resultatet.
- Dersom varsleren ikke er enig i arbeidsgivers vurdering eller håndtering av varselet, har vedkommende mulighet til å gå videre med saken, evnt. søke bistand av tillitsvalgte, vernetjenesten, HR eller andre.
- Gjengjeldelse mot en ansatt som varsler på en forsvarlig måte er forbudt. En ansatt må likevel tåle saklige motargumenter eller motbevis.
- Som gjengjeldelse menes:
- Alle negative sanksjoner som kan relateres til varslingen.
- Ubegrunnet fratakelse av arbeidsoppgaver eller forbigåelse ift. muligheter for faglig utvikling, stillingsopprykk og lønnsutvikling.
- Trakassering eller mobbing.
- Arbeidsgiver har ansvaret for å hindre at en varsler møtes med negative reaksjoner.
- Dersom varsleren legger frem opplysninger som gir grunn til å tro at gjengjeldelse har funnet sted, er det arbeidsgiver som har bevisbyrden.
- Varslerens identitet skal kun være kjent for de som er med i saksbehandlingen.
- Dersom man ønsker anonymitet, kan likevel den måtte vike hvis den som det varsles om ber om innsyn i saken. Dette bestemmes av forvaltningsloven og det kan gjøres unntak.
- Arbeidsgiver har plikt å ta vare på alle parter i en varslingssak uavhengig om kritikken er grunnløs eller ikke.
- Den det varsles om skal i utgangspunktet gjøres kjent med anklagene og med hvilke opplysninger som er gitt om forholdet og gis anledning til å gi sin versjon (kontradiksjon). Konsekvensene av at vedkommende blir gjort kjent med anklagene må vurderes ift. fare for gjengjeldelse, bevisforspillelse o.l.
- Dersom det avdekkes et kritikkverdig forhold, må arbeidsgiver vurdere om det er grunnlag for tjenstlige reaksjoner overfor den som har ansvaret for det kritikkverdige forholdet det er varslet om.
- Når saken er ferdigbehandlet skal den det er varslet om straks få beskjed om utfallet av saken. Dette gjelder uavhengig av konklusjon.
- Dersom det behandles personopplysninger ift. varslingen vil den/de det gjelder ha rett til innsyn i disse. Dersom arbeidsgiver mener det er behov for unntak, må dette vurderes konkret for hver enkelt person og for hver enkelt sak.
- Varsling av kritikkverdige forhold, som inneholder dokumentasjon om varsler fra arbeidstakere og arbeidsgivers oppfølging av varslene skal bevares så lenge dette er hensiktsmessig.
- All dokumentasjon og saksbehandling og kommunikasjon skal foregå i portalen MittVarsel og slettes etter gjeldende regler. Det skal skrives referat fra samtlige møter avholdt i saken.
- For historisk hukommelse lagres statistikk (anonymt) i P360 som inngår i «ledelsens gjennomgang» en gang i året.
- Veterinærinstituttet lagrer saker i utgangspunktet i 5 år, men hvis vedkommende det er varslet på har måttet slutte som følge av varselet, arkiveres saken i ytterligere 3,5 år.
Spørsmål om varsling/varslingskanalen kan rettes til HR-leder Kristin Günther (kristin.gunther@vetinst.no).