Administrasjonsavdelingen

Avdelingsdirektør Nina Grøttan
E-post: nina.grottan@vetinst.no 
Tlf.: 23 21 60 70/416 50 181  

Avdelingens oppgave er å bidra til at Veterinærinstituttet realiserer sine strategier og når sine mål og framstår som en velfungerende virksomhet. Det gjøres gjennom å yte service og støtte til hele virksomheten og tilby administrative tjenester som bidrar til effektiv ressursutnyttelse.

Avdelingen består av de fire seksjonene IT, HR, Økonomi, og Drift og en stab bestående av resepsjon, arkiv og forværelset.

De viktigste arbeidsområdene er drift og utvikling av IT-systemer, økonomistyring, forvaltning av menneskelige ressurser (HR) og drift og vedlikehold av bygningsmassen. Avdelingen har også koordinerende roller knyttet til arbeidet virksomhetsstyring, budsjettinnspill og rapportering til eierdepartementene og NFR, innkjøp og prosjektstøtte. 

Arkiv, forværelse og resepsjon
Stabens ansvarsområde er resepsjon, arkiv og forværelsestjenester.

• Arkiv har ansvar for journalføring, arkiv og felles elektronisk postmottak, postmottak@vetinst.no
• Forværelse har ansvar for behandling av øvrig post, skriving/utsending av fakturaer og sekretæroppgaver og service overfor ansatte og brukere.
• Resepsjon har ansvar for sentralbord, kundebehandling, mottak ved besøk, pakking av utstyr og prøvemateriell.

IT
IT har ansvar for drift og vedlikehold av Veterinærinstituttets teknologiske plattform og kjernesystemet, Prøvejournalsystemet (PJS). Seksjonens hovedansvarsoppgaver er å:

• drifte og utvikle PJS og tilhørende systemer
• sørge for at instituttet til en hver tid har stabile, sikre og fremtidsrettede driftsløsninger
• gi hjelp og brukerservice til instituttets ansatte

HR
HR har ansvar for utvikling og oppfølging av en felles lønn- og personalpolitikk. Seksjonens ansvarsområde er å:

• utvikle og bistå i forvaltningen av en felles HR-strategi og lokal lønnspolitikk
• behandle personalsaker og lønnsspørsmål
• gi råd og bistand til medarbeidere og ledere ifm tilsetting, avgang og personaladministrative forhold som permisjoner, ferie, tidbank
• oppfølging av sykefravær og vår rolle som IA-bedrift
• deltakelse i AMU, tilsettingsråd og IDF (informasjon, drøfting og forhandlinger med organisasjonene)

Økonomi
Økonomi har ansvar for den samlede økonomiforvaltningen i Veterinærinstituttet. Seksjonens hovedarbeidsoppgaver er å samordne og koordinere planlegging, budsjettering og intern og ekstern rapporterning

• avlegge måneds-, kvartalsvis og årsregnskap
• bistå i budsjetteringsprosessen og oppfølging av regnskapet på ulike nivåer
• sikre god kvalitet og økonomisk gunstige innkjøp for hele instituttet
• koordinere prosjektporteføljen til instituttet

Drift
Drift har ansvar for drift og vedlikehold av bygninger og tekniske anlegg i Veterinærinstituttet. Seksjonens hovedarbeidsoppgaver er å

• drifte og vedlikeholde av bygninger og tekniske anlegg og bistå de regionale laboratoriene innenfor dette området
• drive en kantine til beste for de ansatte
• sikre en trygg avfallsbehandling
• sikre godt renhold
• ivareta behov og krav innenfor HMS